¿Qué es un albarán y cómo se hace?

¿Quiénes intervienen en un albarán?

• El vendedor del producto o servicio, quien es la persona encargada de emitir el albarán al momento de hacer la entrega de la mercancía o la ejecución del servicio, detallando las condiciones acordadas en el presupuesto anterior. 

• El comprador del producto o servicio, quien debe firmar la copia del albarán una vez haya corroborado que la mercancía ha sido entregada conforme a lo pactado o que el servicio ha sido ejecutado apropiadamente.

tipos de albaranes

Los albaranes pueden clasificarse en dos tipos: albaranes valorados y albaranes sin valorar. Veamos bien son las funciones que cumple cada uno y los casos en que deben usar.

• Albarán valorado: Se denomina albarán 'valorado' porque en él se incluye el importe unitario de cada uno de los productos o servicios que son objetos de una transacción comercial, así como los descuentos que se le aplican a estos, el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el valor total de las transacciones. Aunque es muy similar a una factura, solo posee efectos informativos, no tributarios. Este tipo de albarán suele ser usado por las empresas que facturan por periodos de tiempo determinados. 

• Albarán sin valorar: El albarán sin valorar contiene una descripción detallada de la mercancía entregada o el servicio prestado, pero sin incluir su valor económico. Este tipo de albarán en particular puede usarse como documento mercantil, ya que les permite a las empresas dejar constancia de las operaciones comerciales que han realizado. Se emplea generalmente por las empresas que emiten más de una factura en períodos de tiempo diversos, y puede usar para exigir el pago de facturas pendientes.

¿Cómo hacer un albarán?

No existe un formato único para la elaboración de un albarán, pero sí es posible identificar algunos datos básicos que siempre deben incluirse en un documento como este. Dichos datos son los siguientes:

• Lugar y fecha de emisión. 

• Numeración única del documento. Al igual que una factura, los albaranes deben estar enumerados con una serie propia. 

• Datos identificativos del comprador o cliente, lo que incluye nombre, apellidos o razón social, domicilio, teléfono, nombre y número del documento de identificación, etc. 

• Datos identificativos del vendedor. 

• Descripción de los productos o servicios, así como la cantidad de estos.

• Medio por el cual se envían las mercancías. 

• Lugar designado para la entrega de las mercancías. 

• Firma del receptor. 

Diferencias entre albarán y factura

En ocasiones, la función de un albarán suele confundirse con la de una factura, en especial cuando se trata de albaranes valorados. Con todo, es esencial aprender a diferenciar entre un documento y otro a fin de evitar malentendidos legales que pueden traer serias consecuencias fiscales, tanto para el comprador como para el vendedor.

Básicamente, la principal diferencia entre una factura y un albarán es que este último carece de funciones tributarias y no es obligatorio en una transacción comercial, mientras que la factura sí. Además, una factura puede contener referencias directas a uno o varios albaranes, en cuyo caso la presencia de los albaranes es esencial para darle validez legal a la factura.

Queda claro que un albarán no es una factura ni la sustituye. Este documento no es válido a efectos fiscales si no está acompañado con la factura que lo menciona. Por lo tanto, al momento de recibir mercancías que adjunten un albarán, debemos cerciorarnos de que más tarde se nos envíe la factura correspondiente.

Finalmente, si la factura contiene toda la información de las transacciones mercantiles realizadas durante un período de tiempo determinado, no hace falta conservar los albaranes asociados a dicha factura.