La factura electrónica, obligatoria para todo autónomo y empresario

La factura electrónica mantiene los mismos efectos legales que una factura convencional, y las únicas diferencias radican en el formato electrónico y en que la nueva versión digital está condicionada al consentimiento de su destinatario.

Este nuevo formato de factura deberá ser confeccionado a partir de softwares conectados directamente con la Agencia Tributaria.

Existen dos tipos de facturas electrónicas:

• En formato estructurado: con datos generados automáticamente por los sistemas de facturación. Por lo general, en lenguaje XML.

• En formato no estructurado: publicados directamente en formato PDF, aunque también pueden ser escaneados en papel.

La principal ventaja de optar por un formato estructurado es que simplifica el proceso de facturación y, al minimizar tiempos, reduce costes.

Calendario de implementación de la factura electrónica

La norma, publicada en el BOE el 29 de septiembre, establece un período de 6 meses desde la publicación de la ley para que las administraciones implicadas determinen los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica. 

Los aspectos relativos al pago (registro de fechas y períodos medios de pago), los requisitos a cumplir por los prestadores de soluciones tecnológicas que permiten la interoperabilidad entre ellos, o cuestiones sobre seguridad, control o estandarización de dispositivos y sistemas informáticos, serán los ejes sobre los que se desarrollarán las especificaciones técnicas del proyecto.

Una vez publicadas estas especificaciones, las empresas contarán con distintos plazos de implementación en función de su volumen de facturación:

• Para las empresas cuya facturación anual supera los 8 millones de euros, el plazo de implementación es de 1 año una vez publicada en el BOE la Ley “Crea y Crece”.

• Para el resto de las empresas, cuya facturación sea inferior a los 8 millones de euros, el plazo de implementación se amplíe a los 2 años tras la publicación de la Ley en el BOE.

Requisitos que debe cumplir la factura electrónica

A efectos legales el contenido de una factura electrónica debe ser el mismo que el de una factura tradicional y cumplir con el reglamento de facturación vigente.

El punto que se añade al proceso es que se deberá garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Este procedimiento se puede realizar mediante controles de gestión interna que permiten trazar la entrega y/o recepción de mercancías y materias primas, o prestación de servicios ofrecidos, para garantizar su fiabilidad.  

La legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que garantizan la autenticidad del origen y la integridad del contenido:

• Mediante firma electrónica. Basta generar una factura con nuestro programa de facturación, generar un PDF y firmarlo electrónicamente para tener una factura electrónica.

• Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).

• Mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Acceso a las facturas electronicas emitidas y creadas

La Ley Crea y Crece estipula, con el objetivo de facilitar los actos de comprobación e inspección, que las empresas deben:

• Facilitar el acceso a los destinatarios para poder ver, descargar e imprimir las facturas de forma gratuita.

• Mantener el acceso a las facturas electrónicas durante cuatro años, incluso cuando haya finalizado la relación contractual entre ambos.