Gastos Suplidos: Concepto, tratamiento contable y procedimiento de facturación

Requisitos para la Consideración de un Gasto como Suplido

Para que un gasto sea legítimamente considerado como suplido, deben cumplirse tres condiciones esenciales:

1. El justificante del gasto suplido debe ostentar el nombre del cliente final, excluyendo cualquier referencia a la empresa que realizó la tramitación.

2. Debe existir un comprobante fehaciente del pago efectuado.

3. El gasto debe haberse realizado a solicitud expresa del cliente, ya sea de manera verbal o escrita.

Proceso de Facturación de Gastos Suplidos

Los gastos suplidos se incorporan en la factura emitida al cliente como una partida independiente de los honorarios y los impuestos. Cabe destacar que la importación de estos gastos no incide en el cálculo del IVA repercutido, dado que no forman parte de la base imponible, ni del cálculo de la retención del IRPF, si esto resultará aplicable.

Modelo de Factura con Gastos Suplidos

Los gastos suplidos no representan un servicio ofrecido por el profesional a su cliente, por lo tanto, no constituyen ni un gasto ni un ingreso para el autónomo. En la factura, deben presentarse de manera separada, en una línea distinta a la de los servicios profesionales prestados al cliente.

Es esencial no agregar el gasto suplido a la base imponible de los servicios prestados, dado que estos últimos están sujetos y exentos a efectos de IVA e IRPF.

De esta manera, en la factura, el gasto suplido se identificará claramente bajo el concepto de "suplido" o "cantidad abonada por cuenta del cliente".

Es importante señalar que no existe un modelo predeterminado de factura con gastos suplidos. Cualquier factura convencional que incluya la información estándar puede incorporar los "gastos de suplido" como un concepto independiente de los servicios profesionales prestados.

Contabilización de Facturas con Gastos Suplidos

Es fundamental comprender que los gastos suplidos incluidos en las facturas de un profesional no son deducibles para este, pero sí lo son para el cliente final que asume la carga financiera. La factura de suplido emitida por el profesional debe ser a nombre del cliente final, ya que este es quien soporta la carga tributaria y, por consiguiente, es el sujeto pasivo de la operación que tiene derecho a deducirlo como gasto.

Desde una perspectiva contable, el autónomo debe registrar el gasto suplido como una entrada y salida de efectivo en su caja, mientras que el cliente final lo contabilizará como un gasto corriente sin impuestos, reflejando la importación total en su cuenta de pérdidas y ganancias .

Diferencia entre Gastos Suplidos y Provisiones de Fondos

Es plausible que el autónomo reciba pagos anticipados, denominados provisiones de fondos, previos a la prestación del servicio, con el fin de cubrir gastos suplidos futuros. Es esencial distinguir ambos conceptos, ya que los pagos anticipados deben tratarse de manera diferente.

Específicamente, los profesionales que operan bajo el régimen de estimación directa están obligados por ley a mantener un libro de registro que contempla tanto las provisiones de fondos como los gastos suplidos. Este registro debe incluir la fecha de la operación, el tipo de operación (si se trata de un gasto suplido o una provisión), el pagador de la provisión o el perceptor del suplido, y la importación correspondiente.

Esta distinción y registro adecuados son fundamentales para mantener una contabilidad precisa y estar preparados para cualquier inspección de Hacienda. La correcta llevanza de la contabilidad de nuestro negocio es un factor clave a tener en cuenta y que nos, por un lado, prevenir de muchos problemas, y, por otro lado, arrojar mucha información valiosa de nuestra empresa. Si estás buscando una asesoría y gestoría en Zaragoza no dudes en ponerte en contacto con nosotros.